Fin de bail commercial : remettre des bureaux en état de propreté

Votre entreprise déménage, et les anciens bureaux doivent être rendus au bailleur. Entre le transfert du mobilier, la reprise informatique et les démarches administratives, la remise en état des bureaux en fin de bail arrive souvent en dernier, sous contrainte de temps. Or c’est elle que le bailleur constatera lors de l’état des lieux de sortie. Voici ce que prévoit la loi, ce qu’un nettoyage de restitution doit couvrir et comment l’organiser sans stress.

Ce que prévoit la loi pour la restitution des locaux

Depuis la loi du 18 juin 2014, l’article L145-40-1 du Code de commerce impose qu’un état des lieux soit établi lors de la prise de possession des locaux et lors de leur restitution. Il est dressé contradictoirement et amiablement par le bailleur et le locataire, ou par un tiers qu’ils mandatent. À défaut d’accord, il est établi par un commissaire de justice, à l’initiative de la partie la plus diligente, les frais étant partagés par moitié.

L’état des lieux d’entrée sert de référence : relisez-le avant de planifier la remise en état. Il indique dans quel état les sols, murs, vitrages et équipements vous ont été remis.

Propreté et réparations : deux sujets différents

Le nettoyage rend les locaux propres. Il ne remplace pas les réparations locatives prévues par le bail : rebouchage de trous, peinture, remplacement de dalles abîmées, remise en état de cloisons. Votre bail précise ce qui relève du locataire et ce qui relève du bailleur ; en cas de doute, rapprochez-vous de votre conseil juridique avant l’état des lieux.

Ce que doit couvrir un nettoyage de restitution

Les sols

• moquettes et dalles textiles : aspiration minutieuse, détachage, puis injection-extraction si l’encrassement le justifie, notamment aux emplacements des bureaux et dans les circulations ;
• sols durs : lavage mécanisé, retrait des traces de pieds de mobilier, décapage si nécessaire.

Les vitrages et cloisons

• vitres intérieures et, si accessibles, extérieures ;
• cloisons vitrées : traces de doigts, résidus d’adhésifs et de films de signalétique ;
• rails et encadrements de fenêtres.

Les zones techniques et de vie

• sanitaires détartrés et désinfectés ;
• kitchenette : réfrigérateur vidé et nettoyé, porte laissée ouverte, four et micro-ondes, placards ;
• locaux serveur, archives et rangements vidés et dépoussiérés ;
• plinthes, portes, poignées, interrupteurs, grilles de ventilation accessibles.

Le rétroplanning d’une restitution réussie

1. Deux à trois mois avant : relire le bail et l’état des lieux d’entrée, identifier les réparations à votre charge, demander les devis.
2. Un mois avant : fixer la date de l’état des lieux avec le bailleur ; réserver le déménageur, le prestataire chargé du mobilier non repris, puis l’équipe de nettoyage de vos bureaux.
3. Semaine du départ : déménagement du mobilier et du matériel, retrait de la signalétique, évacuation des déchets.
4. Après le départ du dernier meuble : réparations éventuelles, puis nettoyage complet.
5. Veille ou jour de l’état des lieux : contrôle final, relevé des compteurs, remise des badges et clés.

Gardez une journée de marge entre la fin du nettoyage et l’état des lieux : un imprévu (livraison retardée, mobilier oublié) ne doit pas compromettre la visite.

Les points que regarde le bailleur

Lors de l’état des lieux de sortie, le bailleur compare les locaux à leur état d’entrée. Certains détails reviennent systématiquement :

• les traces de mobilier sur les sols et les murs : marques de pieds de bureaux, frottements de fauteuils, auréoles sous les plantes ;
• les adhésifs : restes de ruban, de pastilles, de films occultants ou de vitrophanie sur les vitrages ;
• les trous et chevilles laissés par les tableaux, écrans et étagères ;
• la kitchenette : état du réfrigérateur, du four, des joints d’évier ;
• les sanitaires : tartre, joints noircis, accessoires manquants ;
• les faux plafonds et luminaires : dalles tachées, tubes manquants ;
• les locaux annexes : archives, local serveur, parking, cave.

Faites un tour complet avec l’état des lieux d’entrée en main une semaine avant la date : vous aurez le temps de corriger ce qui peut l’être.

Coordonner les intervenants

Déménageur, prestataire informatique, entreprise de travaux et équipe de nettoyage se succèdent en quelques jours. Un planning partagé, avec les créneaux de chacun et les accès (badges, monte-charge, quai de livraison), évite qu’une équipe de nettoyage arrive alors que les cartons ne sont pas partis. Désignez une personne de votre entreprise comme interlocutrice unique pendant la semaine du départ.

Le mobilier et les archives qui restent

Il reste souvent du mobilier non repris, des armoires d’archives ou du matériel obsolète. Il doit être évacué avant le nettoyage. Le matériel électrique et électronique suit des filières spécifiques, et les archives contenant des données personnelles doivent être détruites de façon sécurisée, par un prestataire spécialisé. Anticipez ces évacuations : ce sont elles qui retardent le plus souvent le nettoyage final.

Déménager d’un bureau à l’autre : penser aussi à l’arrivée

Les nouveaux locaux méritent eux aussi un nettoyage avant l’installation, surtout s’ils sortent de travaux d’aménagement : poussières de plâtre, traces de peinture, films sur les vitres. Ce nettoyage relève alors d’un nettoyage de fin de chantier. Une fois installés, l’entretien courant peut démarrer avec un planning adapté : voir notre article sur le planning de nettoyage en entreprise.

Le dépôt de garantie

La restitution du dépôt de garantie d’un bail commercial suit les règles prévues au bail. Un état des lieux de sortie conforme à l’état d’entrée, sans réserve sur la propreté, limite les motifs de retenue. À l’inverse, un nettoyage réalisé par le bailleur après votre départ peut vous être refacturé. Conservez les justificatifs de l’intervention de nettoyage et des photos datées des locaux le jour de la restitution.

Faire appel à un prestataire

Une remise en état de bureaux mobilise du matériel spécifique (injecteur-extracteur, monobrosse, perches à vitres) et une équipe disponible sur un créneau court, souvent en fin de semaine. Nettoyage34 PRO réalise ces interventions ponctuelles dans le cadre de notre nettoyage de bureaux à Montpellier et dans l’Hérault. Indiquez-nous la surface, le type de sols, le nombre de sanitaires et la date de l’état des lieux : nous planifions l’intervention à rebours de cette date. Les sanitaires, en particulier, obéissent à des exigences que nous rappelons dans notre article sur le nettoyage des sanitaires en entreprise.

Enfin, pensez aux abords : entrée de l’immeuble ou du bâtiment, place de parking, local vélos ou local poubelles attribués à votre entreprise. Ils font aussi partie des locaux restitués et sont parfois oubliés dans le planning. Un passage rapide sur ces espaces, la veille de l’état des lieux, évite une réserve de dernière minute.

Questions fréquentes

Le nettoyage est-il obligatoire avant de rendre des bureaux ?

Le bail et l’état des lieux d’entrée fixent l’état dans lequel les locaux doivent être restitués. Des locaux sales peuvent donner lieu à des réclamations du bailleur. Un nettoyage complet avant l’état des lieux évite ce type de litige.

Le shampooing de la moquette suffit-il ?

Il améliore l’aspect, mais ne fait pas disparaître l’usure, les brûlures ou les déchirures. Ces dégradations relèvent éventuellement des réparations locatives prévues par le bail.

Qui établit l’état des lieux de sortie ?

Le bailleur et le locataire, contradictoirement et à l’amiable, ou un tiers qu’ils mandatent. À défaut d’accord, un commissaire de justice, les frais étant partagés par moitié.

Combien de temps prévoir pour le nettoyage ?

Cela dépend de la surface, des sols et de l’encrassement. Pour un plateau de bureaux, prévoyez au minimum une journée entre le départ du mobilier et l’état des lieux, davantage si des moquettes doivent sécher.

Faut-il nettoyer les vitres extérieures en hauteur ?

Si elles ne sont pas accessibles depuis l’intérieur, leur nettoyage nécessite du matériel adapté (perches, nacelle) et relève souvent du gestionnaire de l’immeuble. Vérifiez ce que prévoient votre bail et les charges de l’immeuble.

Peut-on nettoyer pendant que le déménageur termine ?

C’est déconseillé : les allers-retours salissent de nouveau les sols et bloquent l’accès aux pièces. Le nettoyage commence quand le dernier meuble est sorti, pièce par pièce si le planning est serré.

Intervenez-vous le week-end ?

Les créneaux se définissent au moment du devis, selon la date de l’état des lieux et les contraintes d’accès de l’immeuble. Indiquez-nous vos disponibilités dès la demande.